Trong bối cảnh hội nhập như hiện nay, các doanh nghiệp thường gặp khó khăn về rào cản ngôn ngữ. Chẳng hạn như một hợp đồng hay tài liệu pháp luật cần dịch. Đối với một số trường hợp, nhân viên đa ngôn ngữ trong công ty có thể đem đến giải pháp và giúp tiết kiệm một khoản ngân sách nhỏ. Tuy nhiên, bạn vẫn nên thuê một công ty dịch thuật để xử lý những công việc như vậy. Dưới đây là một số lý cho việc đó.
Nhiều người cho rằng cứ nói được hai ngôn ngữ là có thể dịch được. Tuy nhiên để dịch được một tài liệu đòi hỏi nhiều yếu tố hơn so với việc biết một ngôn ngữ, đặc biệt là trong những lĩnh vực chuyên ngành hoặc kỹ thuật. Thật vậy, một phiên dịch viên, bên cạnh hiểu biết sâu rộng về ngôn ngữ nguồn lẫn ngôn ngữ đích, còn phải có kiến thức chuyên sâu về hai nền văn hóa cũng như nhiều kinh nghiệm để giải thích chính xác một ngôn ngữ khác. Rất khó để tìm được một phiên dịch viên không chuyên sở hữu tất cả những yêu cầu trên.
Khi yêu cầu một nhân viên không chuyên dịch thuật, bạn đang đặt mình vào những rủi ro tiềm ẩn. Chuyện gì sẽ xảy ra nếu nhân viên của bạn gửi tài liệu dịch chất lượng thấp hay không chính xác cho khách hàng mà không nhận ra điều đó? Điều này có thể gây tổn thất nặng nề đến hình ảnh của công ty, hoặc tệ hơn, khiến công ty rơi vào các vấn đề pháp lý. Hãy nhớ rằng, một bản dịch không chính xác là bản dịch vô giá trị. Công ty dịch thuật thường có một đội ngũ phiên dịch có trình độ và kinh nghiệm cộng với quy trình soát lỗi để đảm bảo độ chính xác cao hơn rất nhiều. Điều này giảm thiểu nguy cơ xảy ra những hậu quả đáng tiếc.
Ngoài ra, hợp tác với công ty dịch thuật còn có thể đem lại cho dự án của bạn những lời khuyên giá trị. Ví dụ, với kiến thức văn hóa về đất nước của ngôn ngữ gốc, họ có thể tư vấn cho bạn cách để địa phương hóa các tài liệu marketing của bạn tại thị trường nước ngoài.
Tận dụng nhân viên sẵn có có thể hiệu quả trong một số trường hợp, nhưng cũng đi kèm với những bất lợi. Chẳng hạn, nếu nhân viên mà bạn chỉ định bất ngờ không thể có mặt tại thời điểm yêu cầu? Công ty dịch thuật chuyên nghiệp luôn có đội ngũ đông đảo phiên dịch có trình độ và chuyên môn trong nhiều ngôn ngữ và lĩnh vực, trong khi đó, hầu hết nhân viên của bạn sẽ chỉ thông thạo một ngôn ngữ nhất định. Khi hợp tác với họ, bạn chỉ cần đưa ra yêu cầu, công ty dịch thuật sẽ chỉ định phiên dịch với kiến thức phù hợp để hoàn thành công việc. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những dự án lớn sử dụng nhiều ngôn ngữ khác nhau.
Công ty dịch thuật đã có sẵn quy trình làm việc trong khi để thực hiện công việc phụ này, công ty của bạn phải thiết lập một quy trình hoàn toàn mới. Hãy xem xét tất cả những bước bạn sẽ phải thực hiện, bao gồm chỉ định nhân viên có kiến thức và kỹ năng liên quan, truyền đạt tiêu chuẩn và yêu cầu, nghiên cứu lĩnh vực cần dịch, quản lý quy trình làm việc, hiệu đính nhiều lần, v..v.. Điều này có thể tiêu tốn một thời gian rất dài và mệt mỏi, chưa kể đến nỗi lo tạo ra sản phẩm dịch kém chất lượng. Vây tại sao không chuyển giao công việc này cho những chuyên gia, nhân viên của bạn có thể tập trung vào lĩnh vực họ thật sự giỏi, và bạn sẽ nhận được kết quả với chất lượng cao hơn rất nhiều vào đúng thời gian yêu cầu.
Một trong những điều quan trọng nhất mà một công ty dịch thuật buộc phải có là bộ nhớ dịch (translation memory). Bằng cách tái sử dụng lại những nội dung trùng với dữ liệu dịch trước đó, hệ thống này giúp giảm thiểu đáng kể chi phí dài hạn. Đồng thời, nó duy trì sự thống nhất của thuật ngữ cho các dự án tương lại của bạn cũng như tạo nên phong cách và hình ảnh riêng cho các tài liệu của công ty bạn. Rất khó để duy trì hệ thống hữu ích này nội bộ vì nó phải thường xuyên được chỉnh sửa. Hãy để công ty dịch thuật xử lý khoản đầu tư này thay bạn.
Bạn cũng sẽ nhận được các công cụ quản lý dự án tiên tiến hơn rất nhiều so với các ứng dụng cơ bản như MS Word hay Excel. Nếu trong trường hợp công ty bạn thay đổi về nhân sự hay sản phẩm mà không được quản lý một cách hợp lý thì sẽ có sự không thống nhất. Khách hàng sẽ nhầm lẫn hay có những phản ứng tiêu cực khi cùng một chức năng hay hướng dẫn được mô tả bằng nhiều cách khác nhau. Công ty bạn sẽ mất một lượng lớn khách hàng hay sụt giảm doanh thu. Việc thuê một công ty dịch thuật bên ngoài sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro như vậy.
Với tất cả những yếu tố chuyên môn đã kể trên, hợp tác với một công ty dịch thuật sẽ hiệu quả và ít rủi ro hơn rất nhiều về dài hạn hơn là cố gắng tạo ra công cụ và tài nguyên để quản lý quy trình dịch thuật trong nội bộ. Bạn sẽ nhận được sản phẩm dịch thuật đúng hạn. Và nếu như bạn cảm thấy không hài lòng với văn bản dịch, họ sẽ chỉnh sửa cho đến khi bạn hoàn toàn chấp nhận tài liệu đó. Quy trình hiệu đính và chỉnh sửa nhiều lần cũng tiêu tốn rất nhiều thời gian nếu công ty bạn tự quản lý công việc này.
Việc thuê một công ty dịch thuật bên ngoài có thể tốn một khoản tiền nhỏ, nhưng sẽ đem lại hiệu quả cao hơn rất nhiều. Thay vì buộc nhân viên của mình làm những công việc không nằm trong phạm vi của họ, hãy giải thoát cho họ khỏi những công việc không quen thuộc và tập trung vào những gì họ có chuyên môn và kinh nghiệm. Nếu không, tính hiệu quả sẽ không được đảm bảo.
