Những giấy tờ của nước ngoài muốn sử dụng ở Việt Nam hoặc ngược lại, những giấy tờ Việt Nam đem sang nước ngoài sử dụng đều phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
“Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
(Theo điều 2, chương I trong Nghị định Về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự)
Khi các công dân của một nước muốn một văn bản công được cấp bởi các nhà chức trách của nước đó có hiệu lực tại một nước khác, hoặc ngược lại, một văn bản được cấp bởi các nhà chức trách của nước khác, ví dụ nước nơi công dân đó cư trú, muốn có hiệu lực tại nước đó. Trong các trường hợp này văn bản đó cần được công nhận bởi các nhà chức trách của Quốc gia nơi văn bản này có hoặc muốn có hiệu lực pháp lý.
Do nhu cầu trao đổi quốc tế ngày càng tăng, rất nhiều Quốc gia đã ký kết các Công ước với mục đích tạo điều kiện cho các công dân của mình trong việc thực hiện các thủ tục chứng nhận giấy tờ, và Tây Ban Nha là một trong số các nước đó. Thỏa thuận hiện hành quan trọng nhất liên quan đến thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự là Công ước La Hay số XII ký ngày 5 tháng 10 năm 1961 về việc miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài, và thường được gọi là Công ước Apostil. Ngoài ra, các công ước song phương khác cũng xóa bỏ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ giữa Tây Ban Nha và một số nước nhất định.
Tuy nhiên, Việt Nam không nằm trong số các nước ký kết hiệp định song phương với Tây Ban Nha. Chính bởi vậy, tất cả các văn bản công của Việt Nam muốn có hiệu lực tại Tây Ban Nha, hoặc ngược lại, tất cả các giấy tờ công của Tây Ban Nha muốn có hiệu lực tại Việt Nam cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
Các giấy tờ của Việt Nam cần được dịch thuật tiếng Tây Ban Nha để có hiệu lực tại Tây Ban Nha. Để biết xem bản dịch của các giấy tờ đó có cần phải hợp pháp hóa lãnh sự hay không đương sự nên liên lạc trực tiếp với cơ quan đưa ra yêu cầu là cơ quan nơi nhận các giấy tờ đó.
Để xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Tây Ban Nha tại Hà Nội đương sự sẽ phải nộp đơn xin hợp pháp hóa lãnh sự, và thủ tục này sẽ được giải quyết trong thời hạn 2 ngày kể từ ngày nộp.
Bản photocopy của các giấy tờ (sau khi đã hợp pháp hóa lãnh sự, tức là bản với tất cả các con dấu và chữ ký hợp pháp hóa lãnh sự đã làm trước đó) cần được nộp kèm làm bản lưu cùng với hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Tây Ban Nha tại Việt Nam.
Các giấy tờ được cấp bởi các nhà chức trách Tây Ban Nha muốn có hiệu lực pháp lý tại Việt Nam cần được hợp pháp hóa lãnh sự trước đó bởi một loạt các cơ quan có thẩm quyền (được chia làm hai loại giấy tờ sau).
Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự tiếng Tây Ban Nha
Thủ tục bao gồm 2 bước:
– Đặt hẹn để xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ phận Hợp pháp hóa lãnh sự của Bộ Ngoại giao và Hợp tác Tây Ban Nha. Thủ tục này tại Bộ không thu lệ phí.
– Tiếp tục xin hợp pháp hóa lãnh sự tại
Trường hợp xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Tây Ban Nha tại Hà Nội sẽ phải nộp đơn xin hợp pháp hóa lãnh sự, và thủ tục này sẽ được giải quyết trong thời hạn 2 ngày kể từ ngày nộp. Lệ phí Hợp pháp hóa lãnh sự được quy định theo mục số 29 của văn bản về bảng giá các lệ phí lãnh sự hiện hành.
Đối với các cơ quan Việt Nam, đương sự sẽ phải trình bản gốc hợp pháp hóa lãnh sự và trình kèm một bản dịch sang tiếng Việt của giấy tờ tiếng Tây Ban Nha đó.
Các giấy tờ công khác của Tây Ban Nha
Phần này sẽ bao gồm các giấy tờ được cấp bởi Các Cộng đồng tự trị, Các Cơ quan địa phương (các tỉnh, thành phố, các cộng đồng dân cư, v.v.), các giấy tờ công chứng, pháp lý (bản án, phiếu lý lịch tư pháp, chứng nhận Đăng ký hộ tịch, v.v.), các giấy tờ thương mại, học thuật (bằng cấp, v.v.), của các tổ chức tôn giáo, giấy chứng nhận sức khỏe, chứng nhận thú y, các bản dịch công chứng, v.v.
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự các loại giấy tờ này giống với thủ tục làm hợp pháp hóa lãnh sự đã nêu ở phần trước (các giấy tờ công được cấp bởi Chính phủ, v.v.), với điểm đặc biệt là các loại giấy tờ này sẽ phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước đó bởi một cơ quan có thẩm quyền tùy từng trường hợp (Bộ Tư pháp, Bộ Giáo dục, Hiệp hội Công chứng, v.v.) trước khi tiếp tục các bước như hướng dẫn ở phần trên. Để xác định cơ quan có thẩm quyền xác nhận từng loại giấy tờ, vui lòng tra cứu tại trang web của Bộ Ngoại giao và Hợp tác. Có thể tìm Danh sách các cơ quan có thầm quyền làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự trong trang web của Đại sứ quán Tây Ban Nha tại Hà Nội.
