Nội Dung Chính
Khi số lượng người Việt Nam sinh sống, học tập và làm việc tại Nhật Bản vượt mốc nửa triệu người, nhu cầu thực hiện các thủ tục hành chính tại nước sở tại ngày càng trở nên cấp thiết. Hộ chiếu (パスポート) do Việt Nam cấp là giấy tờ tùy thân tối cao, xác nhận quốc tịch và danh tính của công dân. Tuy nhiên, để cuốn sổ này có giá trị pháp lý trước các cơ quan công quyền Nhật Bản, một bản dịch thuật chuyên nghiệp sang tiếng Nhật là yêu cầu bắt buộc và không thể thay thế.
Đây không đơn thuần là việc chuyển ngữ các trường thông tin. Đây là một quy trình pháp lý đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về hệ thống hành chính của cả hai quốc gia và sự chính xác tuyệt đối trong từng ký tự.
Bản dịch hộ chiếu sang tiếng Nhật là thành phần hồ sơ thiết yếu trong rất nhiều thủ tục quan trọng tại Nhật Bản, bao gồm:
Đăng ký kết hôn: Khi công dân Việt Nam làm thủ tục đăng ký kết hôn với người Nhật (hoặc người nước ngoài khác) tại các văn phòng hành chính thành phố, quận (市役所 – Shiyakusho / 区役所 – Kuyakusho).
Xin Visa Vĩnh Trú hoặc Nhập Quốc Tịch: Trong bộ hồ sơ xin tư cách vĩnh trú (永住権 – Eijūken) hoặc xin nhập quốc tịch Nhật Bản (帰化 – Kika), bản dịch hộ chiếu dùng để đối chiếu lịch sử xuất nhập cảnh và xác nhận danh tính gốc.
Thành lập Công ty hoặc Mở Tài khoản Kinh doanh: Khi người Việt đứng tên thành lập pháp nhân (会社設立) tại Nhật, bản dịch hộ chiếu là bắt buộc để đăng ký kinh doanh và mở tài khoản ngân hàng.
Bảo lãnh người thân: Khi làm hồ sơ bảo lãnh vợ/chồng, con cái từ Việt Nam sang Nhật.
Các thủ tục pháp lý khác: Như làm thủ tục thừa kế, giao dịch bất động sản, hoặc các thủ tục tư pháp tại tòa án.
Khác với Việt Nam, khái niệm “dịch thuật công chứng” tại Nhật Bản được quy định rất khác. Các cơ quan hành chính Nhật (như Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc Shiyakusho) thường không chấp nhận các bản dịch tự do.
Một bản dịch “chuyên nghiệp” và hợp lệ phải đáp ứng một trong các điều kiện sau:
Bản dịch có chứng thực của Đại sứ quán/Lãnh sự quán: Đây là phương án an toàn và được tin cậy nhất. Bản dịch do Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản cấp sẽ được công nhận rộng rãi.
Bản dịch bởi người có thẩm quyền: Trong một số trường hợp, bản dịch có thể được thực hiện bởi các Luật sư hành chính (行政書士 – Gyōseishoshi) hoặc các công ty dịch thuật uy tín tại Nhật. Tuy nhiên, bản dịch này bắt buộc phải đính kèm thông tin và con dấu của người dịch, cùng với một lời tuyên thệ (hoặc ghi chú) khẳng định bản dịch là chính xác so với bản gốc.
Mặc dù hộ chiếu có vẻ ít chữ, nhưng đây là một trong những tài liệu dịch thuật dễ mắc lỗi nghiêm trọng nhất nếu thiếu kinh nghiệm:
1. “Trận chiến” với Tên Tiếng Việt và Katakana: Đây là thách thức số một. Tên tiếng Việt có dấu (Nguyễn Thị Thùy) phải được chuyển tự (transliterate) sang chữ Katakana. Ví dụ: グエン・ティ・トゥイ.
Vấn đề cốt lõi: Phải đảm bảo tên Katakana này nhất quán tuyệt đối với mọi giấy tờ khác của bạn tại Nhật (như Thẻ cư trú – 在留カード, bằng lái xe, sổ ngân hàng). Chỉ cần sai một ký tự nhỏ (ví dụ: トゥイ (Tui) so với テュイ (Thuy)), hệ thống có thể nhận diện đây là hai người khác nhau, dẫn đến việc hồ sơ bị bác bỏ.
2. Dịch Địa Danh Hành Chính (Nơi sinh, Quê quán): Việc dịch các cấp hành chính phức tạp của Việt Nam (Xã, Phường, Huyện, Quận, Tỉnh) sang tiếng Nhật đòi hỏi sự am hiểu. Ví dụ: “Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh” phải được dịch chuẩn xác thành ホーチミン市1区ベンゲー坊.
3. Dịch Cơ Quan Cấp (Bộ Công an): Cơ quan cấp hộ chiếu là “Cục Quản lý Xuất nhập cảnh”. Dịch giả phải sử dụng đúng thuật ngữ pháp lý của Nhật khi nói về cơ quan này, thường là ベトナム公安省出入国管理局 (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, Bộ Công an Việt Nam).
4. Tính Toàn Vẹn Của Con Dấu: Bản dịch phải mô tả và dịch cả nội dung trên con dấu mộc đỏ ([赤い公印] – Dấu mộc tròn đỏ) và chữ ký của người có thẩm quyền.
Dịch thuật hộ chiếu Việt-Nhật là một thủ tục pháp lý chứ không đơn thuần là chuyển ngữ. Sự chính xác, nhất quán và đúng thẩm quyền của bản dịch là chìa khóa quyết định sự thành bại của bộ hồ sơ. Việc lựa chọn một đơn vị dịch thuật được cơ quan Nhật Bản chấp thuận là bước đi bắt buộc để đảm bảo tương lai pháp lý của bạn tại Nhật được suôn sẻ.
Xem thêm các bài viết liên quan: Dịch Thuật Hộ Chiếu Tiếng Nhật Sang Tiếng Việt
